Te voy a compartir un tip que revolucionará tu manera de trabajar. Estás a un paso de ser súper productiva y tener más tiempo del que sabes como usar.
Cuando estés atrapada en el caos, quejándote porque tienes mucho que hacer y no tienes tiempo, cuando quieras salir corriendo y abandonarlo todo…
Respira y haz una pausa.
Date un momento para evaluar las cosas. Tiempo hay de sobra, pero tal vez lo estás usando inadecuadamente.
[ctt title=”Estás a un paso de ser súper productiva y tener más tiempo del que sabes como usar.” tweet=”Estás a un paso de ser súper #productiva y tener más #tiempo del que sabes como usar http://ctt.ec/9mSgN+” coverup=”9mSgN”]
Seguramente lo estás desperdiciando y necesitas simplificar.
La simplicidad se trata de quitar lo innecesario, lo redundante y deshacerte de las distracciones para que te puedas enfocar en lo importante.
Mientras menos cosas tengas por hacer y menos tiempo te tomen, más rápido terminarás.
Pasos para simplificar
Lista para intentarlo? Estos son los pasos a seguir. Usaré la manera en que reviso mi correo como ejemplo. Lo hago todos los días y definitivamente podría usar algo de productividad.
1. Haz una lista con todos los pasos o elementos
Esto te ayudará a darte cuenta de las actividades que se repiten, las que se pueden combinar y las que puedes omitir por completo. Mientras más detalles incluyas, mejor. Esta es la mía:
- Abrir el explorador
- Escribir “Gmail” en la barra de direcciones
- Cambiar de cuenta (tengo 3 cuentas de gmail y normalmente aparece la que no quiero usar en ese momento #fallatotal)
- Leer el primer mensaje en mi bandeja de entrada
- Contestar, archivar, borrar, ignorar o seguir el enlace/oferta/información que me proponen
– Si contesto o sigo el enlace me distraigo haciendo otras cosas y termino perdiendo el tiempo - Reviso el segundo correo en la lista >> Se repite el paso 5 (para este entonces ya me dieron las 12 del día y aún no hago nada =X)
- Cuando termino con los “No leídos” reviso de nuevo los correos que había ignorado.
2. Identifica lo esencial
Selecciona cada paso y pregunta
- Es esto 100% necesario?
- Que pasa si lo quito?
Clasifica tu lista de la siguiente manera:
- X Sobra totalmente, lo puedo eliminar
- + lo necesito, es esencial
- ! lo necesito pero me hace perder mucho el tiempo.
La mía quedó así:
- X Abrir el explorador
- X Escribir “Gmail” en la barra de direcciones
- X Cambiar de cuenta
- ! Leer el primer mensaje que aparece en mi bandeja de entrada
- + Contestar, archivar, borrar, ignorar o seguir el enlace/ oferta/ información que me proponen
- ! Si contesto o sigo el enlace me distraigo haciendo otras cosas y termino perdiendo el tiempo
- + Reviso el segundo correo en la lista >> Se repite el paso 5
- ! Cuando termino con los “No leídos” reviso de nuevo los correos que había decidido ignorar.
Ouch!!! no soy tan eficiente como creía, pero ya tengo algunas ideas =).
3. Toma perspeciva
Dos cabezas piensan mejor que una. Pide segundas opiniones. Pregunta a tus conocidos como resuelven el problema, qué les funciona y qué no. Si son expertos en la cuestión, es mucho mejor. Busca tips y sugerencias en internet.
He querido usar un cliente de correo para organizarme, pero no había encontrado una solución que me gustara. Hoy encontré Postbox, que se integra perfectamente bien con Todoist, mi aplicación favorita para manejar mi lista de tareas. Voy a ver que tal funciona.
3. Simplifica y mejora
Revisa cada punto preguntando
- Lo puedo sustituir con algo más simple?
- Hay otra manera de hacerlo?
- Puedo combinarlo con algún otro paso?
- Qué es lo que me hace perder el tiempo? Cómo podría hacerlo de una manera más eficiente?
Escribe de nuevo tu lista tomando en cuenta los cambios que has hecho. Busca una secuencia lógica para tu manera de hacer las cosas. Cada paso debe guiar naturalmente a su sucesor.
Esta es la nueva manera súper dúper eficiente en que revisaré mi correo:
- Usar Postbox para manejar mis múltiples cuentas y poder accesarlas con un sólo click
- Leer el primer mensaje que aparece en la bandeja de entrada, dependiendo de la acción:
- Contestar: Agregar elcorreocomotareapendienteenTodoist y asignarle fecha límite.
- Archivar
- Borrar
- Ignorar: Agregar a Todoist y asignarle fecha límite.
- Seguir el enlace: Enviar a carpeta “Para leer después”
- Continuar con el resto de los mensajes hasta terminar con mi bandeja de entrada
- Revisar Todoist y acomodar los correos pendientes por orden de importancia
- Listo! Ahora puedo enfocarme en resolver cada asunto
Que emoción, ya lo quiero probar. Esto me ahorrará horas y horas y horas al día.
5. Prueba, Evalúa y repite
Llévalo a la práctica, manteniendo tu lista cerca para que puedas consultarla y hacer anotaciones.
Después de usar el mismo proceso varias veces analiza lo que funcionó, lo que no funcionó y lo que puedes mejorar. No importa que tan sencillo sea algo, siempre hay una manera de hacerlo todavía más eficiente.
Apenas comencé con este sistema. No lo he usado lo suficiente para sacar conclusiones, pero regresaré para contarte como me fue. Estoy emocionada.
¿Qué proceso vas a simplificar para ser más productiva? Comparte en los comentarios
NOTA: Esta es una serie de posts sobre productividad, donde comparto técnicas que te ayudarán a trabajar menos y lograr más.
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