Cuando tienes varios proyectos corriendo a la vez, necesitas organizarte sí o sí. No tanto por aumentar tu productividad sino por salud mental.
Para mantener tu vida freelancer bajo control necesitas mantenerte organizada y resistir a las tentaciones. Trata de explicarle a tus amigas que no puedes ir a desayunar porque tienes mucho trabajo!
Estas son las 5 herramientas de productividad que me ayudan a enfocarme. Además te voy a compartir mis tips para sacarles el máximo provecho. Tras probar varias aplicaciones, he decidido quedarme con ellas porque:
- Se integran unas con otras
- Son gratis o se pueden usar en versión de prueba y la versión pagada es accesible
- Las puedes sincronizar en todos tus dispositivos
- Las puedes usar offline en tablet, móvil y portátil
(TIP: Al final de la página hay una infografía con la información resumida)
1. Postbox
Este es mi cliente de correo favorito porque mantiene las funciones de búsqueda y archivo que maneja Gmail. Además se integra perfecto con Outlook.
Lo mejor de todo es que puedes automáticamente convertir tus correos en tareas pendientes de Todoist (mi segundo favorito en la lista).
Con estas dos herramientas limpio mi bandeja de entrada en sólo 10 minutos – cuando antes me tomaba mínimo media hora.
2. Todoist
Cuando tengo una idea, evito que caiga por siempre en el olvido agregándolo a Todoist con el práctico widget en mi celular.
Una lista de pendientes debe ser simple, y esta se lleva el premio por su diseño minimalista. Tiene funciones como agregar fecha límite a tus tareas y clasificación por importancia. Además es compatible con las aplicaciones más populares.
3. Trello
Es la versión digital de un tablero de corcho. Te permite organizar proyectos visualmente. Con una sola mirada puedes rápidamente ver en qué estado se encuentra cada uno.
Entre las opciones más útiles están las de agregar imágenes, archivos y fechas límite a tus tablas, crear checklists e invitar colaboradores.
Uso Trello para planear mi agenda editorial y dar seguimiento a los artículos que publico en este blog. Aquí hay más ideas sobre como lo puedes usar para organizar tu vida.
4. Sunrise
Oh la la, si existe un calendario sexy, se llama Sunrise*. Sólo por su excelence diseño ya te enamora.
Eso no es todo. Lo puedes sincronizar con Google, Todoist, Trello, Facebook y Foursquare (entre otros) para ver todas las fechas importantes en un sólo lugar. Para no confundirte, puedes ponerle un color diferente a cada cuenta (yey!). Lo más bonito es que automáticamente crea íconos para tus eventos.
Su sencillez, ligereza y atractivo visual hacen que su uso sea lo más divertido.
Nota: Sunrise dejó de existir y fue reemplazado por el calendario de Outlook. Actualmente, recomiendo usar el calendario de Google.
5. Onenote
Esta es una libreta con secciones que se puede mantener anclada al costado de la pantalla mientras usas otros programas.
Es súper útil cuando tienes que hacer comentarios sobre algún documento o estás recolectando información de internet. También la uso para escribir mis pensamientos random, hacer listas y tomar notas.
Una vez que pruebas Onenote, no puedes parar.
Como Uso Estas Aplicaciones en Conjunto
Todas las tardes, cuando termino de trabajar anoto los pendientes para el día siguiente en Todoist.
En las mañanas, lo primero que hago es abrir Sunrise. Rápidamente puedo ver fechas importantes:
- En mis proyectos personales (Trello)
- En mi vida como cumpleaños o eventos (desde Facebook, Eventbrite, Twitter, etc.)
- En mi trabajo (desde el calendario de Google)
- Tareas pendientes (Todoist)
En base a esto, es muy fácil decidir a qué voy a dedicar mi atención. Escribo un horario para mi día y lo actualizo en Sunrise, que instantáneamente se manda a mi teléfono.
Después me pongo a trabajar. Aquí es cuando saco el máximo provecho de Onenote.
Hasta ahora, este es el sistema que mejor me ha funcionado porque me ayuda a visualizar todo en el mismo lugar.
Cuáles son tus herramientas de productividad favoritas? Tienes más tips? Comparte en los comentarios
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NOTA: Esta es una serie de posts sobre productividad, donde comparto técnicas que te ayudarán a trabajar menos y lograr más. Inscríbete abajo para recibir un artículo cada semana y tener la temporada más productiva de tu vida.
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